■法的文書の改訂 資料 2025/10/01
本資料では、2025年10月01日付で公開された基本約款、個人情報保護方針 (プライバシーポリシー) (以下「個人情報保護方針」という。) 、クラウドサービス基本条項、損害保険・生命保険代理店専用保険募集人手数料計算システム「ヘルプくん」利用規約 (以下「ヘルプくん利用規約」という。) の全ての法的文書 (以下「法的文書」という。) の、編成、再編、改定 (以下「再編」という。) のあらましについて説明します。
基本的な方向性や運用方針は従来の内容と変わりありませんが、条項として明記されていなかったり、曖昧な表現となっていた部分を、明確にすることを目的とした再編となります。
●従来の「利用規約」「個人情報保護方針」は「損害保険・生命保険代理店専用保険募集人手数料計算システム「ヘルプくん」」(以下「本システム」という。) 専用の法的文書となっていましたが、会社としては他の事業もあり、それぞれの事業で個別に単独で法的文書を構成することは、不合理で一貫性が無くなります。
●そこで、各事業の最上位に当たる「基本約款」を定め、各事業のそれぞれの法的文書については、その「基本約款」を準用するものとし、各事業に特有の取り決めが必要な場合は、その事業にだけ適用される規約を構成することとしました。
●下記の「法的文書の相関関係」を参照。
法的文書の相関関係は、以下の図の通りとなります。
| 法的文書 |
|
|
基本約款 |
|
|
|
個人情報保護方針 |
|
|
|
|
|
クラウドサービス基本条項 |
|
|
|
ヘルプくん利用規約 |
|
●「アカウント」とは、日本語では「口座」を意味し、本来は情報などの様々な集合体を区切った大きな括りを表す文言ですが、「利用権利者」としての「人」を指す意味で扱っていました。
「利用権利者」という表現も、文字通り「利用する権利のある者」を表す表現であり、本来は「契約者」から任命されるべきものでありますが、システム内では「契約者」と同じ意味で扱っていました。
「利用する権利のある者」とう意味で考えれば、システム上では、「業務管理責任者」が「利用権利者」と同じ意味となります。
●以上のことが原因で、「利用権利者」と「利用者」との意味の境界が曖昧となり、記述する条文により、意味なく「利用権利者」と表現したり「利用者」と表現したりの混在が発生していました。
「アカウント」を「利用権利者」と同じ意味で使用しているため、「アカウント」の文言が必要な説明に当てはめる文言が無くなったため「サーバー」という文言を当てはめていて、今度は「サーバー」を「アカウント」と同じ意味で使用したため「サーバー」を説明する箇所で当てはめる文言が無くなったため、結局は「サーバー」という文言が、「アカウント」と本来の「サーバー」との両方の意味を併せ持つようなこととなり、それらのことが全てに影響し合い、文言が不適切に堂々巡りする事態となっていました。
「アカウント」が人を指す意味で扱っていたため、「アカウント様」という表現も出来ていました。
●そこで、「利用権利者」の文言を、「アカウント」及び「契約者」並びに「業務管理責任者」の３つの文言に分割した上で、「利用権利者」という文言は取り扱わないこととしました。
●まとめますと、「契約者」とは、当社との契約の主となる法人や個人事業主となり、「契約者」が必ずしもヘルプくんを操作するわけではありません。
「契約者」が、ヘルプくんの操作責任者である「業務管理責任者」を任命し操作させることになります。
この場合、「契約者」と「業務管理責任者」とが、同一の者であるか否かは問いません。
ヘルプくんは、企業向けの業務用システムであるため、ただ単に１人の者だけを対象とする文言ではなく、組織として多数の人が携わることを想定して、それぞれの立場や権限の違いによる文言を使い分ける必要があります。
今まで、「契約者」も「業務管理責任者」も、あるいは時には「利用者」までもを含めて、「利用権利者」という文言で曖昧に表現されていた上に、歪曲した意味を持たせていたため、今回はそれを整理し、明確に意味を持たせた上で分類いたしました。
●混在していた「利用者(ユーザー)」「利用者」「ユーザー」の３種の文言を「ユーザー」に統一しました。
●ログイン画面などの様々な個所では「ユーザー」としか表現していないにもかかわらず、登録や修正に関する箇所だけ「利用者(ユーザー)」としたり、場合によっては「利用者」としたりするのは違和感しかありませんでしたので整理しました。
基本約款第１４条に定める通り、無償サポートの内容について、お客様が保存した機密情報を確認しないとならないサポートは対象外であることを明記したことを含め、操作方法についてのサポートのみであることを明文化しました。
基本約款第２２条に定める通り、契約者が利用料金の請求書を取得する方法について明文化しました。
本システムに保存される情報を基本約款第２編第８章及び基本約款別表２として明文化しました。
ヘルプくん利用規約第８条に定める通り、
登録データの内、以下の情報の保存期間を、精算書の締日を基準として
過去５年間と定めました。
●保険会社からデータ又は紙として受領し、システム内に取込又は入力を行った代理店手数料の精算書データ
●計算結果のデータ
●各種帳票の印刷のためのデータ
５年間を経過致しますと、システム的に自動的に削除致しますので、期間が経過する前に予め帳票を印刷するなどして保管して頂きますよう宜しくお願い致します。
この場合の５年間とは、５年前の本日と同月の１日以降のデータの保存とします。
例えば、本日が2025年09月15日の場合、５年前の本日と同月である2020年09月の同月１日である2020年09月01日までの保存となります。
基本約款第２編第１５章に定める通り、カスタマーハラスメントに関する条項を追加しました。
基本約款第２編第１０章に定める通り、毎日20時00分00秒より翌朝05時59分59秒までの時間帯を、システムの安定化を図るための「システムの日常の保守管理」(以下「日常保守作業」という。) の時間帯と定め、当該時間帯では、合計で最大60分程度のシステムの停止が発生する可能性が御座います。
この場合、60分以内の停止が複数回となり、その合計が60分以内である場合を含みます。
この日常保守作業が必要な停止が合計で60分以内の場合は、契約者に通知しないものとします。
この日常保守作業が必要な停止が合計で60分を超える場合は、当社は可能な限り事前に、緊急上やむを得ない場合は事後に、契約者に通知するものとします。
これまでも、当該時間帯には日常保守作業を行っていましたが、この度、基本約款として明文化致しました。
機能、品質、サポート内容、プラン構成、価格設定などのサービス内容についての改変、変更、値引、価格改定などを、意見又は要望の範疇を逸脱する要求、強要、恐喝を行う行為を禁止する条項を追加しました。
上記の「
本システムに保存される情報を明文化」の通り、本システムに保存される情報を明確化した上で、当社で取り扱う個人情報について明文化しました。
●登録個人情報
基本約款第６２条に定める通り、個人情報保護方針に従い厳重に管理致します。
●機密個人情報
基本約款第６３条に定める通り、「機密情報」については「取扱、利用、関知、保管その他それらに類すること (以下「取扱関知等」という) は一切行なわない」としていますので、「機密個人情報」は「機密情報」に含まれますので、同様に、取扱関知等は一切行ないません。
これに付きましては一切の例外は御座いません。
●これまでも、個人情報保護方針は、契約者自身又は問い合せ者自身の固有の情報を対象に公開していましたが、対象が曖昧でしたので、今回、そのことについて明文化致しました。
●「機密個人情報」は、取扱関知等は一切行ないませんので、適用の対象外となります。
